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Ein Diagramm zum bewussten Planen von Themen und Veranstaltungen

„Bei keinen oder wenigen Anmeldungen wechselt die Aktivität von der Gestaltung des Sachinhaltes zu einem Aktionismus, die Veranstaltung auf jeden Fall stattfinden zu lassen“.

Dabei stellen sich die Protagonisten oft die Frage, warum sich wenige anmelden, da die Veranstaltung doch so viel Mühe gekostet hat, gut ist und möglicherweise für einen Nachweis relevant ist.

Mit dem kleinen Tool kann man bei der Planung einer Veranstaltung oder eines Themas bereits abschätzen, wie wahrscheinlich eine Nachfrage bei der eigenen Zielgruppe sein wird, unabhängig der Art der Bewerbung. Wie beim bewussten Kommunizieren geht es auch hier darum, bestimmte Fragen in das Bewusstsein zu holen und verschiedene Wahrnehmungspositionen einzunehmen.

Das Diagramm entstand in einer Situation, als ich in unser Büro kam und 2 Leute vor einem Faxgerät (ist schon Jahre her 😊) standen. Beide sprachen darüber, dass es gerade gepiept hat und ein Fax einläuft. „Das ist sicher eine Anmeldung für unsere Veranstaltung“ war zu hören. Die Enttäuschung war aber groß, denn es war zwar eine Anmeldung, aber die Antwort war „Ich nehme nicht teil“. „Es fehlen Teilnehmer und vielleicht müssen wir absagen – dabei ist das so wichtig und gut, was wir anbieten – und sogar noch kostenlos“.

In dem Fall wurde ich nachdenklich, weil es ein Fax gibt in der ein Eingeladener übermittelt „nicht “ teilzunehmen. Den Sinn dieser Rückmeldung verstand ich nicht. Wenn ich über diese Dinge spreche, erhalte ich zum Beispiel die Rückmeldung „Weiß ich gar nicht warum ich das mache – das war immer so“ oder „Ich kann das dann besser kontrollieren“.

Wirksam ist ein „Ja“. Und alles was nicht „Ja“ ist, entspricht einem „Nein“. Ebenso war eine Anmeldefrist vermerkt. Auf Rückfrage was denn passiert, wenn die Anmeldefrist überschritten wird, bekam ich die Antwort „Dann nehmen wir den trotzdem“. Warum also eine Anmeldefrist? Wenn nicht gerade Raumgrößen oder Essen gekauft werden muss, kann ich das noch verstehen, aber selbst dann wäre das noch eine Frage wert. 

Die Motivation und ein Interesse an der Sache sind der übliche Auslöser für eine Anmeldung. Der künstliche Einbau von Barrieren reduziert die Wahrscheinlichkeit von Anmeldungen.

Sehr schnell wechselt das Thema dann darauf, dass wir oftmals nicht „bewusst“ einladen. Das wir unsere Themen für gut und wichtig halten – aus unseren Augen oder eben aus angenommenen und zugewiesenen Bedarfen der Zielgruppen, Kunden oder Partner. Was kann uns also helfen, bewusster zu planen und schon bei der Auswahl von Themen eine Tendenz zu erkennen, wie das Angebot oder eine Veranstaltung wohl angenommen werden? Das möchte ich hier erläutern.

Am besten öffnen Sie dieses Bild mit einem Beispiel in einem neuen Fenster. Das Blatt ist eine Hilfestellung, damit man nichts bei seiner Bewertung vergisst. Außerdem lässt sich das Diagramm auch auf andere Situationen oder Gedankenmodelle anwenden. Grundlage ist der Einbezug unterschiedlicher Wahrnehmungspositionen.

Wir nehmen als Beispiel eine Veranstaltung zum Thema „Digitalisierung in Unternehmen“.

Es gibt Spalten mit blauer Beschriftung (Wahrnehmungsposition Unternehmen) und einer grünen Beschriftung (Wahrnehmungsposition eigene Position). Das Diagramm ist in Segmente (braun umrandet) aufgeteilt.

Das Thema: Notieren Sie hier den Namen oder auch das Ziel der Veranstaltung.

Haupt/Nebentätigkeit (blau): Versuchen Sie sich vorzustellen, Sie seien der Betriebsleiter oder die Betriebsleiterin in einem produzierenden Betrieb. Ist das Thema Ihr „Kerngeschäft“ und direkt umsatzwirksam? Oder „läuft der Laden“ und „darum kann ich mich kümmern, wenn es nötig wird“? (Es geht um eine Bewertung aus Sicht des Betriebes, nicht aus der Sicht des Veranstalters). Wenn also Kerngeschäft, notieren Sie ein Kreuz bei H (Haupttätigkeit), wenn nein, notieren Sie ein Kreuz bei N (Nebentätigkeit).

Direkter Alltagsbezug (blau): Fragen Sie sich aus Sicht des Betriebes weiter, ob das Thema bei Ihnen im betrieblichen Alltag verankert ist? Ist das Teil Ihres Alltags? Wenn ja, setzen Sie ein Kreuz, wenn nein, einfach das Feld freilassen.

Wenn Zeit: Beziehen Sie sich ebenfalls auf den Kontext. Denken Sie aus Sicht der Betriebsverantwortlichen. Ist das Thema interessant, wenn man mal Zeit dafür hat? Dann kreuzen Sie hier an.

Individuelle Irrelevanz: Dies bedeutet, dass es möglicherweise relevant ist, aber aus irgendwelchen Gründen das Thema lieber nicht angefasst wird. Wenn das so ist, setzen Sie hier das Kreuz.

Denken Sie weiterhin daran, dass Sie in der Wahrnehmungsposition des Unternehmens die Antworten setzen.

Angenommene Ziele: Notieren Sie hier Stichworte zu den Zielen des Unternehmens hinsichtlich der geplanten Veranstaltung bzw. des Themas. Nutzen Sie einzelne Worte, keine langen Sätze. Bewerten Sie nicht Ihre Gedanken.

Damit verlassen wir die Wahrnehmungsposition des Betriebes und Sie wechseln in Ihre eigene (Grün). Sie sind „Sie selbst“ und denken so, wie es bei Ihnen üblich ist. Versuchen Sie Annahmen von anderen oder Ihrer Umwelt zu ignorieren. Auch hier gilt – Bewerten Sie nicht, was Sie denken.

Bedarfsorientiert: Warum setzen Sie die Veranstaltung an oder warum bearbeiten Sie das Thema? Aus Ihrer Überzeugung? Weil Sie jemand angewiesen hat, die Veranstaltung abzuwickeln (z.B. Projektantrag oder Politik)? Äußern Unternehmer konkreten Bedarf bei Ihnen? Ist es vielleicht ein Trendthema, wo jetzt gerade alle dran sind? Sie können in dieser und der Spalte Trendthema sowie Delegiert (auszuführender Auftrag) eine oder mehrere Spalten ankreuzen. Seien Sie ehrlich mit sich selbst bei der Antwort und setzen Ihr Kreuz in die drei schmalen Spalten.

Interne Ziele: Hier notieren Sie, wie bei den angenommenen Zielen der blauen Wahrnehmungsposition, Stichworte. Bleiben Sie konkret. Ist es eine Frage der Reputation oder einer Positionierung? Sieht der Projektantrag das so vor? Wollen Sie auf dem Weg Unternehmen kennenlernen, um andere Leistungen anzusetzen?

Reale Erfahrung: Das ist meist einfach zu beantworten. Bewerten Sie Ihre reale Erfahrung, wenn Sie zum Beispiel schon einmal diese oder eine ähnliche Veranstaltung durchgeführt haben. Waren die Erfahrungen (Organisation) sehr gut oder eher gut, setzen Sie in der Zeile der Punktewerte am unteren Rand eine 1 oder eben eine 2. Eine 2,5 tragen Sie ein, wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Thema oder der Situation haben. Bleiben Sie möglichst konkret und versuchen Sie nicht, andere Themen zu transferieren oder „ähnlich“ zu formulieren. Also, eine Veranstaltung zur KI schon mal gemacht = 1 oder 2. Noch nicht gemacht eine 2,5 eintragen. Bei schlechter Erfahrung nehmen Sie die 3 oder 4.

Bewertung der Zielkongruenz (blaue und grüne Wahrnehmungsposition): Jetzt folgt ein schwieriger, aber wichtiger Punkt. Sie müssen eine Bewertung der angenommenen Ziele des Betriebes (blau) und Ihren eigenen Zielen (grün) hinsichtlich der Konfliktpotentiale zueinander vornehmen. Wie kompatibel sind die zueinander? Wie passen diese Ziele inhaltlich oder organisatorisch zusammen?

Hier können Sie nachdenken, mit Kollegen diskutieren oder auch die Meinung anderer einholen, die gerade bei Ihnen vorbeilaufen. Am Ende müssen Sie einen Punktwert geben, der zwischen 1 (kein Konfliktpotential) und 4 (sehr hohes Konfliktpotential) liegen kann.

Nehmen wir als Beispiel den schlechtesten Fall: Die Veranstaltung wurde Ihnen auferlegt, Ihr Ziel ist nun, diese durchzuführen und die angenommenen Ziele der Unternehmen stimmen gar nicht mit Ihren Zielen überein. Hier ist der Wert 4 zu vergeben. Das ist bezogen auf die Durchführung das höchste Konfliktpotential.

Ein anderes Beispiel wäre, dass ein Unternehmen neue Materialien für seine Fertigung sucht, und Sie machen eine Veranstaltung zu „Verwendungszwecken von verschiedenen Materialien“. Hier geben Sie den Wert 1 oder 2, denn es gibt eigentlich kein bzw. nur wenig inhaltliches Konfliktpotential zwischen den Zielen. Den Wert tragen Sie in die rote Spalte „Konflikt“ ein.

Abschließend nehmen Sie jeweils den höchsten Punktwert eines Segmentes, addieren diese auf und tragen den Wert in die Spalte „Index“ ein (im Beispiel blau umkreist). Haben Sie beispielweise bei dem Segment „Bedarfsorientiert / Trendthema / Delegiert“ mehrere Kreuze eingetragen, nehmen Sie das mit dem höchsten Punktwert – im Beispiel also 3. Systembedingt wird der Wert zwischen 5 und 16 liegen.

Auf dem Farbverlauf (grün = kleinster Wert, rot = höchster Wert) markieren Sie, wie im Beispiel, mit einem Strich, wo Sie sich befinden.

Ich persönlich möchte sagen, dass ich bis 12 Punkten die Sache beherzt angehe, feile am Programm und schaue genau, wie die Veranstaltung beworben wird. Bei 5-10 bin ich sehr beruhigt und kümmere mich wenig um den Verbreitungsweg der Bewerbung. Bei allem über 12 gehe ich das Thema nur unter ganz bestimmten Umständen an (delegiert oder Thema für eine kleine, spezifizierte Zielgruppe).

In Gesprächen kommt oftmals die Frage auf, welchen Einfluss die zunehmenden digitalen Veranstaltungen haben. Die wären barrierefreier. Das stimmt zwar und das hat sicher auch einen Einfluss, aber die Teilnahme kostet Zeit. Und für Unternehmen ist Zeit der wesentliche Faktor.

Hier lässt sich beispielsweise eine eingesparte Fahrzeit benennen, die aber durch andere Effekte wieder ausgeglichen wird wie zum Beispiel, dass Teilnehmer*innen am Bildschirm für andere vor Ort verfügbar sind, nebenbei was anderes machen und vielleicht kennen Sie den Umstand, dass auf einmal der Bildschirm schwarz ist oder nur der Stream laufen gelassen wird.

Deswegen bin ich der Meinung, dass dieses kleine Diagramm nach wie vor sehr wirkungsvoll ist. Die Wirkung basiert auf einer anderen Form der Beschäftigung mit einem Thema oder einer Situation.

Das Thema fällt unter meinen Fokus „Kommunikationsqualität steigern & Konfliktpotentiale senken“, denn genau das tun wir hier.
Über den Zusammenhang und die Abhängigkeit von Kommunikationsqualität und Konfliktpotential habe ich ein Buch geschrieben, welches Sie sich hier anschauen können. Nutzen Sie gerne auch die pdf Vorlage.

Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie mich gerne per Video oder Telefon – vorzugsweise Montags (Gesprächstag) oder per E-Mail.